Gère tes contacts commerciaux avec un CRM [gratuit]5 minutes à lire

Pourquoi se compliquer la vie avec un nouveau bazar quand un bon vieux fichier Excel suffit pour organiser ta prospection ?

Comme lors de l’abandon du boulier pour la calculatrice, changer d’outils peut comporter des avantages immédiats.

• Tu ne vas pas perdre des heures pour retrouver tes contacts
• Tu vas conserver les échanges d’e-mails automatiquement
• Tu vas annoter tes interactions avec tes prospects et clients
• Tu t’épargnes une bonne partie du fastidieux enrichissement manuel
• Pour finir, la RGPD t’oblige à sécuriser tes données. Ce qui est une bonne chose au final

Avec Hubspot CRM tu gères GRATUITEMENT ta prospection commerciale et ta relation client. Il sert de produit d’appel pour les autres services de l’entreprise : marketing et automatisation.

Intermédiaire

Nous allons débuter par l’installation avant de découvrir les fonctionnalités.

S’inscrire sur Hubspot CRM

• Se rendre sur le site d’Hubspot
• Bouton Créer un compte gratuit en haut à droite

Tu passes par un formulaire en plusieurs étapes classiques.

Puis un questionnaire de qualification. Ce sont des pros de la vente. Ne l’oublions pas.

Nous allons poursuivre avec la liaison avec ton site. Ce n’est pas une obligation mais cela prend quelques minutes. Tu vas découvrir des entreprises qui visitent ton site et enrichir automatiquement certaines fiches prospects.

Installe l’extension WordPress

• Installer et activer l’extension Contact Form Builder for WordPress – Conversion Tools by HubSpot

• Bouton Continuer avec cet utilisateur

• Bouton Continuer avec ce compte

• Ce message apparaît lorsque l’installation est réussie.

N’oublie pas de vider ton cache si tu en as un.

Nous retournons sur Hubspot qui te propose de réaliser quelques actions. La première consiste à injecter le fichier de tes clients et prospects. Si tu n’en as pas, tu passes directement au paragraphe suivant.

Injecte ton fichier de contacts

Ton fichier sera aux formats CSV ou Excel. Tu peux également importer ton carnet d’adresse Gmail.

• Bouton Accédez aux imports

• Bouton Démarrez un import en haut à droite

• Sélectionner Fichier de l’ordinateur
• Bouton Suivant

• Cocher Contact

• Sélectionner le fichier

Note : les fois suivantes cette option sera disponible dans contact puis importer.

• Attribuer une propriété pour chaque colonne

Si tu ne trouves pas ton bonheur comme par exemple Facebook qui n’est pas intégré dans les champs préenregistrés.

• Bouton Créer une nouvelle propriété

• Indiquer Facebook dans Internal name
• Définir Social Media Information dans Groupe
• Bouton Create

Cette phase est un peu fastidieuse.

• Donner un nom à l’import, par exemple Fichier prospects suivi de la date
• Cocher les 3 cases
• Mettre ses initiales
• Bouton Terminer l’import

L’import est validé par ce message.

Tu retrouves désormais tes prospects dans Contact > Contact

Tu verras que Hubspot a ajouté automatiquement des informations sur les entreprises.

Nous allons y revenir dans la suite de l’article.

Tu peux écrire tes e-mails dans Hubspot. Il centralise les messages dans la fiche contact et te signale si ton e-mail a été ouvert.

Connecte ta boîte e-mail

• Bouton Connecter la boîte de réception

• Bouton Connecter une boîte de réception

• Sélectionner Gmail (ou Outlook)

• Bouton Continuer

• Sélectionner le compte

• Bouton Autoriser

• Bouton Non merci pour refuser l’extension
  C’est un choix personnel pour ne pas ralentir Gmail qui est déjà suffisamment lent à mon goût.

C’est bon. Tu as finalisé la partie installation. Nous allons maintenant voir ensemble les grandes fonctionnalités de gestions des contacts et de prospection que t’offre Hubspot CRM.

Je n’utilise pas les fonctionnalités gratuites de gestion d’une équipe commerciale ou de la prévision des ventes.

Gère efficacement tes contacts

Le carnet d’adresse centralise tout ce que tu as besoin d’avoir sous la main : coordonnées, e-mails échangés et notes.

Tu le retrouves dans le menu : Contacts > Contacts

Crée un contact

J’ai repéré une entreprise qui me semble prometteuse dans Albacross (un pur hasard).

Je souhaite le prospecter. (Tu retrouves le mode d’emploi complet dans l’article sur la génération de leads).

• Bouton Créer un contact

• Compléter la fiche contact
• Bouton Créer un contact

La gestion des contacts est organisée en 3 grandes zones.

• A gauche : les renseignements du contact et de l’entreprise
• En haut : les actions : notes, e-mails, agenda…
• En bas : le récapitulatif de toutes les interactions avec le contact.

Complète les renseignements

Sur la colonne de gauche, tu retrouves la fiche complète.

Avec les renseignements concernant la société, dont certains seront préremplis.

Tu peux compléter directement les champs qui t’intéressent.

Rédige des notes

Je trouve utile de rédiger une note qui explique pourquoi tu intègres un contact et des arguments commerciaux.

Je vais par exemple indiquer le temps passé sur mon site et les pages consultées pour orienter ma proposition.

Écrire un e-mail

Tu peux écrire tes e-mails directement dans ton CRM.

L’avantage c’est que tu retrouves instantanément tous tes échanges sans être obligé de réaliser une recherche ou de classer tes e-mails.

Le vrai plus est le suivi des e-mails. Tu sais si tes messages sont ouverts.

Consigner tes appels

Tu résumes ton appel pour être certain de ne rien oublier.

Planifier un rendez-vous

Tu peux organiser ton agenda. La fonctionnalité que j’apprécie c’est la possibilité de l’intégrer directement dans l’agenda Google.

Visualise toutes tes interactions

Tu retrouves l’ensemble des activités par ordre chronologique. Tu peux filtrer par notes, appels, e-mails…

Nous allons revenir au carnet d’adresses.

Personnalise la présentation des contacts

Cette fonctionnalité est très utile pour visualiser directement ce que tu utilises au quotidien. Personnellement, je veux retrouver rapidement mon contact, son numéro de téléphone et pouvoir trier par la date d’ouverture de l’e-mail.

Bouton Action > Modifier les colonnes

• Supprimer et réorganiser les colonnes à droite
• Choisir de nouvelles colonnes à gauche
• Bouton Enregistrer

Hubspot te propose des contacts commerciaux qui visitent ton site.

Trouve des entreprises à prospecter

Cette fonctionnalité est moins aboutie que celle d’Albacross. Le volume de fiches utilisables est plus faible et il manque une notion essentielle pour moi : la durée des visites.

Cependant, les deux outils ne remontent quasiment pas les mêmes entreprises. Tu peux donc découvrir quelques autres pépites potentielles.

Rapports > Outils Analytics

• Bouton Prospects

La liste est difficilement exploitable sans appliquer un filtre.

• Cliquer sur Ajouter un filtre

• Nommer le filtre

• Chercher la propriété à filtrer (j’utilise pays = france + pages vues > 1)
• Bouton Ajouter un filtre (tu peux cumuler plusieurs filtres)
• Enregistrer pour pouvoir retrouver tes filtres les prochaines fois

Tu consultes les profils des candidats en cliquant sur la ligne.

et injectes directement ceux qui t’intéresse dans les contacts entreprise avec le +.

Tu ajoutes ensuite les contacts à partir de la fiche entreprise.

J’ai remarqué que les fournisseurs d’accès à internet ne sont pas filtrés efficacement.

Quand tu as réussi à convaincre un prospect, tu peux découvrir des entreprises avec un profil semblable en bas de la fiche prospects pour poursuivre ta prospection.

Conclusion

Hubspot te permet de gérer efficacement ta prospection commerciale et ta relation clients.

Ce CRM fonctionne comme un charme en couple avec Albacross pour générer des contacts commerciaux et ensuite les gérer facilement.

Je ne t’ai pas présenté toutes les fonctionnalités gratuites car certaines sont destinées à la gestion des équipes commerciales, au suivi du prévisionnel de ventes et d’un bot de prise de rendez-vous.

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